De Fusiestory

Fusie van twee bridgeclubs
Een interessant proces

Inleiding
In Assen zijn op 4 september 2012 twee bridgeclubs gefuseerd. Dat kostte een hoop energie maar het resultaat is hoopvol.

Geschiedenis
In 1983 splitste een groep ontevreden leden zich af van Bridgeclub 1935 (BC35, de oudste NBB club van Drenthe) en richtte een nieuwe bridgeclub op: Asser Bridgeclub “The Four Aces” (Fouraces). De ontevredenheid had voornamelijk te maken met persoonlijke ego’s in de club. Fouraces voerde een beleid van ongedwongenheid en gezelligheid en wilde zich absoluut niet aansluiten bij de NBB. De discussie hierover heeft zich een aantal keren afgespeeld met steeds hetzelfde resultaat. Nadat Fouraces omstreeks 1988 het roken definitief uitbande nam het aantal leden een ongekend hoge vlucht. In de hoogtijdagen ruim 160 leden. Vele leden van BC35 stapten over naar Fouraces. Hierbij moet wel gezegd worden dat Fouraces een aparte middagafdeling (domi) had met ca. 60 leden die een aanmerkelijk lagere contributie hoefden af te dragen.

Aanleiding fusie
Beide verenigingen hadden de laatste jaren te kampen met een teruglopend aantal leden. Tevens werd voor de speellocatie een steeds hoger bedrag gevraagd voor zaalhuur. Vanwege de centrale ligging in Assen wilden de leden van beide bridgeclubs niet op een andere locatie spelen. Als de fusie niet zou plaatsvinden, zouden de leden van BC35 jaarlijks ca. € 100,- en Fouracesleden ca. € 75,- per jaar kwijt zijn om te kunnen blijven bridgen. Voor Drenthe zijn dit hoge bedragen. Bovendien waren er geen processen in gang gezet om het afnemend aantal leden te stoppen. Zoals bij meer bridgeclubs was er amper aanwas van leden, waardoor de gemiddelde leeftijd alleen maar toe nam. Door overlijden en door opzegging van leden zag de toekomst er niet rooskleurig uit. De spiraal naar beneden leek niet meer te stoppen: de clubs dreigden op den duur beide het loodje te leggen.
Een belangrijke bijzonderheid was dat BC35 op maandagavond en Fouraces op dinsdagavond van dezelfde speellocatie gebruik maakten, daarnaast was er een aantal leden die lid was van beide verenigingen. Dit waren geen onbelangrijke ingrediënten die samengaan logisch maakten.

Start verandering
Bijzonder was dat niet de besturen maar enkele leden van beide verenigingen, die zich ernstig zorgen maakten over de ontstane situatie, het initiatief namen voor verandering. Dit initiatief werd direct ondersteund door leden en uiteindelijk ook door de besturen.

Uitgangspunten fusie
In februari 2012 zijn de leden van beide clubs akkoord gegaan met een lijst van 8 voorwaarden:
1. Minimaal 100 leden.
2. Club wordt lid van NBB.
3. Speelavond is dinsdagavond.
4. De speellocatie niet wijzigen.
5. Start fusieclub september 2012.
6. Redelijke evenwichtige financiële inbreng van beide verenigingen.
7. Contributie van maximaal ca. € 75,- per jaar (incl. lidmaatschap NBB).
8. Starten met intensieve ledenwerving.
De punten 2 en 3 waren duidelijk concessies van beide clubs.

Fusienotitie
De initiatiefnemers, inmiddels onder de noemer van brainstormgroep, hadden na aanvaarding van deze voorwaarden snel een uitgebreide notitie van 10 pagina’s geschreven (Voorstel tot fusie van de Asser Bridgeclub “The Four Aces” met Bridgeclub 1935). In deze notitie werden de volgende onderwerpen uitgewerkt: Fusievorm, Naam fusieclub, Statuten, Financiën. PR, Communicatie, Ledenwerving en Technische zaken. Geconcludeerd werd dat fusie aantrekkelijk was.
In de meeste gevallen van “fusie” tussen 2 bridgeclubs worden de leden van de ene club lid van de andere en wordt de ene club opgeheven. Een praktische oplossing, maar hierbij zijn risico’s voor bestuursleden aan verbonden. Het risico is dat de overdracht van het vermogen (geld en materialen) juridisch aangevochten kan worden (bijv. ontevreden leden die het niet eens zijn met de fusie). Bij deze fusie is een juridische fusie voorgesteld. Behalve het risico ten aanzien van vermogensoverdracht was een belangrijk motief dat bij een juridische fusie de clubs meer gelijkwaardig een “nieuwe” club beginnen.
Bij juridische fusie heb je 2 varianten:
1. Beide verenigingen worden opgeheven en beginnen een nieuwe vereniging.
2. Eén vereniging wordt opgeheven (Verdwijnende Vereniging), de andere vereniging (Verkrijgende Vereniging) wordt voortgezet (eventueel onder een nieuwe naam en aangepaste statuten).
Omdat de tweede oplossing financieel aantrekkelijker was werd deze voorgesteld. Bovendien kon hiermee de inschrijving van BC35 (de Verkrijgende Vereniging) bij de NBB gehandhaafd blijven als oudste club van Drenthe.
Op 19 en 20 maart besloten de leden van BC35 en Fouraces in Algemene Ledenvergaderingen met de statutair benodigde 2/3 meerderheid in te stemmen met dit voorstel en werd de Brainstormgroep gepromoveerd tot Fusiecommissie (FuCie) om de fusie verder voor te bereiden c.q. uit te voeren.

Fusieproces
De FuCie was zich terdege bewust dat je niet over één nacht ijs moest gaan. Belangrijk in het fusieproces waren: informatie naar de leden over de vorderingen in het fusieproces en aandacht voor de cultuurverschillen tussen beide clubs. Al snel werd besloten de website van Fouraces alvast om te bouwen tot een gemeenschappelijke website. Via dit medium zijn gedurende de periode van maart tot en met juli zes Nieuwsbrieven verschenen over de vorderingen in het proces. Leden zonder PC kregen de nieuwsbrief op papier uitgereikt.
Gedurende het fusieproces werd waargenomen dat het enthousiasme voor de fusie alsmaar toenam. Dat werkte aanstekelijk zowel naar de FuCie als naar de leden van de twee verenigingen. Het was “het gesprek van de dag”. Door dit enthousiasme was het resultaat dat bijna alle leden van BC35 en Fouraces lid werden van de fusieclub.
Eén van de belangrijkste onderwerpen uit de fusienotitie (ledenwerving) werd aangepakt door een beginnerscursus Bridge te starten (najaar 2012). De cursisten kunnen tegen betaling ter hoogte van één jaar contributie de cursus volgen. Ze zijn dan ook gedurende één jaar lid van de club (in de hoop dat ze dan ook lid blijven). Tijdens de cursus zijn oefensessies voorzien. Dit houdt in dat ze op een reguliere speelavond meebridgen. Essentieel hierbij is dat de cursisten begeleid worden door mentoren. Dit wordt nodig geacht om de drempel naar de club lager te maken en dat men zich snel thuis voelt in de bridgeclub. Deze begeleiding gaat ook plaats vinden voor nieuwe leden, die al kunnen bridgen.
De maatschappij verandert. Om aantrekkelijk te blijven voor leden en nieuwe leden is het van belang dat je als club mee verandert. Je moet inspelen in de tijd waarin we leven. Behalve om dit moment te benutten om de nieuwste versie van Bridgemates aan te schaffen (waarbij uitkomst en kaartverdeling ingevoerd kunnen worden) werd ook gekozen om het systeem van promotie en degradatie in lijnen sterk te veranderen. Door een systeem van ranking in te voeren (overgenomen van Bridgeclub Jump’85 uit Lochem) wordt het wegblijven (dit gebeurt nu veel meer dan vroeger) op een bridgeavond niet meer bestraft en kan er wekelijks gepromoveerd en gedegradeerd worden. Een ander aspect van verandering was het structureel gebruiken van email en website in de communicatie naar de leden. Natuurlijk zijn er nog een aantal leden op leeftijd die geen beschikking hebben over een PC, zij worden echter nauwgezet via contactpersonen op de hoogte gebracht van informatie. Er zullen geen gedrukte (en kostbare) clubbladen meer verschijnen, alsmede gedrukte uitnodigingsbrieven voor ledenvergaderingen. Besloten werd een nieuwe website voor de fusieclub te bouwen. Bekend was dat de NBB al een verbeterde mogelijkheid gaf voor het hosten van een website. Het belangrijkste argument om toch zelf een website te starten lag in het feit dat hiermee in de regio een betere bekendheid kan worden gegeven. Bovendien heeft een eigen website in technische zin meer mogelijkheden (voor de deskundigen: wordpress met een bijna onuitputtelijke voorraad aan thema’s en plugins). Belangrijke NBB website pagina’s zijn in de website geïntegreerd.
Er bestaat geen fusieproces zonder problemen. Gedurende het proces moesten diverse problemen overwonnen worden. De belangrijkste waren: de “domi” club van Fouraces, de financiën en de uitwerking van de juridische fusie.

Domi
De middagafdeling van Fouraces kenmerkte zich door een hoge mate van ongedwongenheid. De gemiddelde leeftijd was (nog) hoger dan die van de overige leden en zij waren wars van officiële zaken (ze wilden absoluut geen lid worden van de NBB). Dit betekende in de praktijk ook dat ze nooit naar een Algemene Ledenvergadering gingen. Qua organisatie bedropen zij zich zelf. Ondanks het feit dat zij minder contributie hoefden af te dragen, waren ze volwaardig lid. Hiermee was een risico aanwezig dat zij via machtigingen een fusie konden voorkomen. Ook was er sprake van dat deze domileden hun aandeel in het opgebouwde vermogen op de één of andere wijze wilden terug zien. Het ging hier weliswaar over kleine bedragen, maar voor een vereniging echter niet verwaarloosbaar. Ook wilden ze zelf geen officiële vereniging vormen. Er is hier veel over gediscussieerd en uiteindelijk is de oplossing gevonden dat zij geen lid zouden worden van de fusieclub. De wens om toch de verbondenheid met de fusieclub tot uiting te brengen werd gerealiseerd door hen als officieel donateur te registreren. De uitslagen van hun bridgedrives zullen op de website van de fusieclub gepubliceerd worden en er kunnen (niet verplicht) hand- en spandiensten verricht worden door de fusieclub. De domi-leden hebben zich, na dit compromis, aangemeld als donateur (€ 10,- per jaar) en zich tegelijkertijd afgemeld voor het lidmaatschap van Fouraces. Hiermee was de weg vrij om in de ALV van 4 september 2012 het formele Fusievoorstel te aanvaarden.

Financiën
BC35 had meer geld op de bank staan dan Fouraces. In de fusienotitie was nog een ingewikkelde berekening opgenomen om BC35 leden hiervoor te compenseren. Om een aantal redenen is hier later van afgezien. De redenen hiervoor waren:
• Weliswaar niet in de boeken, maar Fouraces bracht nieuwere en twee keer zoveel Bridgemates mee naar de fusieclub.
• Fouraces bracht de domi-donateurs mee naar de fusieclub.
Het financiële plaatje kwam door het onverwacht grote aantal leden zodanig gunstig te liggen, dat een contributie van € 65,- per jaar mogelijk werd. Dit betekende dat ten opzichte van de situatie wanneer er geen fusie zou zijn de leden van BC35 en Fouraces een minder hoge contributie zouden gaan betalen. BC35 leden gingen er financieel wat meer op vooruit dan Fouracesleden, Fouracesleden werden voor genoemde contributie echter ook nog eens lid van de NBB! Dus een win-win situatie. Een niet onbelangrijke steun in de rug was de korting die de NBB 3 jaar geeft op de NBB afdracht bij fusie van bridgeclubs. De totale hoogte van deze korting was ongeveer gelijk aan de totale notariskosten.

Juridische Fusie
De afwikkeling van de juridische fusie werd duidelijker en bleek toch iets anders dan verondersteld was. De wettelijke voorschriften staan vermeld in het Burgerlijk Wetboek Titel 7 Fusie en splitsing. Volgende stappen moesten hiervoor doorlopen worden:
A. Voorstel tot Fusie (art. 312 BW)
B. Ter inzage legging (art. 314 BW)
C. Fusieakte (art. 318 BW)

A. Voorstel tot Fusie.
Dit voorstel moest formeel gedaan worden door de besturen van de fusiepartners en ook ondertekend worden door alle bestuursleden. De belangrijkste gegevens welke in het Voorstel van Fusie opgenomen waren:
• Welke club is de Verdwijnende en welke is de Verkrijgende Vereniging.
• Bij fusie worden de leden, de activa en passiva van de Verdwijnende Vereniging onder algemene titel overgenomen door de Verkrijgende Vereniging.
• Een datum opnemen waarop de financiële gegevens van de Verkrijgende Vereniging verantwoord zouden worden in de jaarrekening van de Verkrijgende Vereniging.
• Een datum opnemen waarop de Algemene Ledenvergaderingen van beide verenigingen akkoord gaan met het Fusie Voorstel.
• Toevoeging volgende bijlagen:
i. Statuten Verkrijgende Verenging.
ii. Statuten zoals die zullen gelden na de fusie (met vermelding nieuwe naam).
iii. Reden fusie met vermelding of er juridische, economische en/of sociale gevolgen zouden zijn bij fusie (voor een bridgeclub is dat meestal niet het geval).
Oorspronkelijk was gepland de naam op de ALV van 4 september 2012 (het moment dat de leden officieel over het Fusie Voorstel zouden stemmen) gekozen zou worden. Het was dus noodzakelijk eerder een nieuwe naam voor de fusieclub te kiezen. De FuCie bedacht 5 namen. Via de website konden alle leden stemmen. De twee namen met de meeste stemmen gingen door voor een volgende stemronde. Gekozen werd voor de naam Bridgeclub Assen 1935 (afgekort: Assen35). De leden vonden bij de naamgeving niet alleen de vestigingsplaats van belang, maar ook de historie van BC35 (geboortejaar). Opgemerkt moet worden dat emoties hierbij een rol speelden.

B. Ter inzage legging.
Het Fusie Voorstel werd medio juni 2012 ter inzage gelegd bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bovendien was het verplicht dat bij de beide verenigingen de eerder genoemde financiële overzichten en de jaarrekeningen van de laatste 3 jaar ter inzage gelegd werden. Dit laatste werd via de website van Fouraces publiek gemaakt. Ook was het verplicht een advertentie in een landelijk dagblad te plaatsen van de voorgenomen fusie.
In de Algemene Ledenvergaderingen op 4 september 2012 van Fouraces en BC35 werd, ofschoon de fusie al in maart goedgekeurd was, het officiële Fusievoorstel met algemene stemmen aangenomen.

C. Fusieakte
Op 11 september 2012 werd de fusieakte ondertekend door de besturen van Fouraces en BC35. In de Fusieakte waren de nieuwe statuten opgenomen en waren de door de besturen gewaarmerkte notulen van de Algemene Ledenvergaderingen van beide verenigingen, waarin het formele besluit tot fusie werd genomen, als bijlagen toegevoegd. Tevens was een non-verzet-akte van de rechtbank aan de fusieakte gehecht. Een non-verzet-akte is een verklaring waarbij de rechtbank meldt dat er naar aanleiding van de ter inzage legging, geen bezwaren zijn ingediend tegen de fusie.
Daarnaast bewaart de notaris in zijn dossier een kopie van de presentielijsten en de stemmachtigingen van de Algemene Vergaderingen van 4 september 2012. De kosten van de notaris, advertentie in de Telegraaf en de non-verzet-akte bedroegen in totaal € 619,-.
Juridisch was daarmee het fusieproces afgerond en formeel werd 1 dag later de fusie van kracht.

Eindbeschouwing
Na instelling van de Fusiecommissie regelde deze (in goed overleg met de besturen) alle lopende zaken.
De fusie van BC35 en Fouraces heeft zich gekenmerkt door nieuw elan voor de club en het bridgen. Het resultaat, waarbij ruimschoots voldaan is aan de acht voorwaarden die ten grondslag lagen aan het fusieproces, is dat er een nieuwe bridgeclub met toekomstperspectief in de steigers staat. Het enthousiasme over Assen35 verspreidde zich ook buiten de club. Bij de start van de Assen35 werden 140 leden genoteerd! 15 leden meer dan beide clubs voor de fusie samen hadden!
De Fusiecommissieleden hebben er veel meer tijd in moeten stoppen dan ze ooit van tevoren gedacht hadden. Behalve het schrijven van een uitgebreid Financieel Plan, een nieuw Huishoudelijk Reglement en een nieuw Wedstrijdreglement vond ook de organisatie van een Technische Commissie nieuwe stijl en de organisatie van een Mentorengroep plaats.
Niet onvermeld mag worden de steun van de NBB (met name Fleur Bloemsma).
Het verantwoordelijkheidsgevoel om Assen35 een goede start mee te geven was zodanig groot dat de volledige Fusiecommissie met één aanvulling het nieuwe bestuur van de vereniging is gaan vormen.
De komende tijd is echter van groot belang dat het enthousiasme voor Assen35 vastgehouden kan worden en dat de cultuurverschillen verdwijnen.

Rob Bos, 19 september 2012